Những thói quen của những người giỏi ngoại giao

Theo Doanh Nhan Sai Gon

Những mối quan hệ nghề nghiệp đặc biệt thường được gây dựng từ những thói quen rất đơn giản.

Thành công trong sự nghiệp là điều quan trọng với tất cả mọi người, và dù thành công trong công việc và trong cuộc sống có ý nghĩa khác nhau với từng người, nhưng có một thực tế phổ biến là thành công thực sự sẽ không thể đến nếu ta không gây dựng được những mối quan hệ tốt đẹp.

Bạn sẽ không thể có được thành công thực sự trừ khi bạn cư xử với mọi người bằng lòng tốt, sự quan tâm và sự tôn trọng.

Xét cho cùng thì bạn vẫn có thể là một kẻ ngốc nghếch giàu có, nhưng sẽ là một kẻ ngốc cô đơn. Và đó là lý do vì sao người ta phải gây dựng được những mối quan hệ tốt đẹp trong công việc.

1. Chịu trách nhiệm

Một khách hàng nổi điên. Một người bán hàng phàn nàn về chất lượng dịch vụ kém. Một người bạn thân cảm thấy bị xem thường.

Đôi khi, bất kể vấn đề là gì và bất kể ai là người thực sự có lỗi, ai đó sẽ có liên quan và phải chịu trách nhiệm. Họ sẵn sàng chấp nhận sự chỉ trích hoặc bị xúc phạm vì họ biết mình có thể giải quyết việc đó (và có lẽ) những người khác thì không.

Có nhiều việc khác vị tha hơn là việc chấp nhận những trách nhiệm không đáng, và nhiều việc khác mang lại tác dụng tốt hơn trong việc gắn kết hơn một mối quan hệ.

2. Giúp đỡ khi chưa được nhờ vả

Bạn giúp đỡ ngay khi bạn được nhờ vả. Hầu hết mọi người đều như vậy.

Rất hiếm người tỏ ý sẵn sàng giúp đỡ trước khi được nhờ vả. Chỉ cần sự giúp đỡ rất nhỏ thôi cũng đã tạo được ảnh hưởng vô cùng lớn.

Những người giỏi quan hệ luôn rất chăm chú quan sát nên họ hiểu rõ khi nào người khác gặp khó khăn. Khi đó họ sẽ đề nghị được giúp đỡ, nhưng không phải theo cách chung chung như “Tôi có thể giúp gì cho anh/chị không?”.

Thay vì vậy, họ luôn nghĩ ra những cách thức cụ thể để có thể giúp đỡ. Cách đó giúp họ loại bỏ được phản xạ từ chối của người khác như “Không, tôi ổn mà!”. Và họ có thể xắn tay vào giúp ngay và tạo được sự khác biệt trong cuộc sống của người khác.

Không phải vì họ muốn xây dựng một mối quan hệ tốt hơn, mặc dù đó chắc chắn là kết quả đưa tới, mà đơn giản vì họ quan tâm tới người khác.

3. Trả lời những câu hỏi ẩn ý

Khi mối quan hệ được chú trọng,thì mọi thứ sẽ không như những gì bạn thấy. Thường người ta sẽ hỏi một câu hỏi khác với câu hỏi mà họ thực sự muốn có câu trả lời.

Một đồng nghiệp có thể hỏi bạn rằng, anh ấy có nên chuyển sang dạy học không; điều anh ta thực sự muốn biết là có thể rẽ hướng cuộc đời mình như thế nào.

Một đồng nghiệp hỏi suy nghĩ của bạn về ý tưởng anh ấy đã trình bày trong cuộc họp ban lãnh đạo lần trước; điều anh ấy thực sự muốn nói chính là vai trò của anh ta trong việc điều hành công ty hình như đã bị giảm bớt.

Một nhân viên hỏi về việc bạn đã gây dựng doanh nghiệp thành công như thế nào; không phải vì muốn gây chú ý, mà có lẽ anh ấy đang cần vài lời khuyên, và cả sự khuyến khích để thực hiện giấc mơ của mình.

Đằng sau rất nhiều câu hỏi đơn giản thường là một câu hỏi lớn hơn không được đưa ra. Những người giỏi quan hệ sẽ nghĩ về những ý tưởng tiềm ẩn đó để có thể trả lời được chúng cho người hỏi.

 
4. Thái độ tình cảm ứng biến linh hoạt

Những người sôi nổi và lôi cuốn thường rất vui vẻ cho tới khi… họ không thể như thế được nữa. Khi một thách thức lớn xuất hiện hay một tình huống trở nên căng thẳng, rất nhiều người không thể không “thể hiện cá tính bản thân”. (Hãy thừa nhận rằng bạn biết ít nhất một người quá yêu cá tính của mình tới mức anh ta chẳng bao giờ có thể “hạ nhiệt”.

Những người giỏi quan hệ luôn biết khi nào nên vui vẻ và khi nào nên nghiêm túc, khi nào cần nổi bật và khi nào cần ẩn mình đi, khi nào cần đứng ra lãnh trách nhiệm và khi nào phải tuân theo sự chỉ dẫn của người khác.

Những mối quan hệ tốt rất muôn màu muốn vẻ, vì thế nó đòi hỏi người ta cần linh hoạt, sẵn sàng thích ứng với hoàn cảnh cũng như với những con người trong hoàn cảnh đó.

5. Biết chứng tỏ mình luôn nghĩ tới người khác

Những người giỏi quan hệ không bao giờ chỉ đơn thuần nghĩ về người khác. Họ hành động theo những ý nghĩ ấy.

Cách dễ nhất là đưa ra những lời khen tặng bất ngờ (và chân thành). Mọi người đều thích điều này -- nó giống như việc bạn nhận được hoa không phải vì đó là ngày Valentine mà chỉ là vì người ta muốn tặng bạn mà thôi. Những lời khen thưởng giúp người khác thấy tự tin hơn về mình và cũng để họ biết rằng bạn đang nghĩ về họ.

Hãy dành một chút thời gian mỗi ngày để làm một việc tốt nào đó cho người bạn biết, không phải vì bạn được kỳ vọng làm điều đó mà đơn giản vì bạn có thể làm được. Khi đó, các mối quan hệ của bạn sẽ chuyển biến đáng kể.

6. Biết nhận ra sai lầm và kịp thời sửa chữa

Hầu hết mọi người đều xin lỗi khi hành động hay lời nói của họ gây nên sự thắc mắc, nghi ngờ.

Rất ít người xin lỗi trước khi được bị yêu cầu làm thế -- hoặc thậm chí trước khi ai đó nhận ra họ nên làm thế.

Có trách nhiệm là viên gạch nòng cốt trong một mối quan hệ tốt. Những người chấp nhận trách phạt, những người nói rằng họ thấy mình có lỗi và giải thích vì sao như vậy, những người không cố gắng đẩy bất cứ phần trách nhiệm nào lên người khác – đó là những người mà ai cũng muốn làm bạn trong cuộc sống của họ. Vì họ ngay lập tức biến một sai lầm thành một viên đá trên đường cần phải loại bỏ chứ không phải là một rào cản vĩnh viễn.

 
7. Thường xuyên “cho đi” và đôi khi “nhận lại”

Một quan hệ tốt phải mang lại lợi ích cho các phía. Trong các thuật ngữ kinh doanh, điều đó có nghĩa kết nối với những người dày dặn kinh nghiệm, những người có thể chia sẻ thông tin, có thể giúp đỡ tạo nên những kết nối khác; nói ngắn gọn hơn, khi bước vào một mối quan hệ, ai cũng muốn có một điều gì đó.

Nhưng những người giỏi quan hệ lại không nghĩ về việc họ muốn gì; Họ sẽ bắt đầu bằng việc họ có thể cho được gì. Họ sẽ coi sự cho đi như là cách tốt nhất để xây dựng quan hệ thực sự và gắn kết lâu dài. Họ tiếp cận việc xây dựng quan hệ như thể nó là vì người khác chứ không phải vì chính họ, và trong quá trình đó, họ xây dựng quan hệ với những người có chung cách tiếp cận như thế.

Họ sẽ tạo được những gắn kết thực sự. Và cuối cùng họ cũng có được những người bạn thực sự.

8. Đánh giá thông điệp không căn cứ vào người đưa ra thông điệp

Khi ai đó phát ngôn từ vị trí của một chức vụ hay danh tiếng, nó sẽ tạo ảnh hưởng lớn hơn lên những người khác.
Chúng ta lắng nghe Tony Hsieh. Chúng ta nghe Norm Brodsky. Chúng ta nghe Seth Godin. Thế còn người đàn ông xén cỏ cho chúng ta thì sao? Có lẽ chúng ta sẽ không chú ý nghe anh ta lắm.

Những người thông minh sẽ bỏ qua việc thông tin đến từ đâu mà chỉ xem xét thông tin, lời khuyên cũng như ý tưởng dựa trên chính bản thân những điều này.

Những người giỏi quan hệ không bao giờ xem nhẹ thông điệp chỉ vì người đưa ra thông điệp đó bị đánh giá thấp. Họ biết lời khuyên tốt luôn là lời khuyên tốt, bất kể người nào đưa ra điều đó. Và họ cũng biết người tốt luôn là người tốt bất kể việc địa vị của anh ta như thế nào.

9. Hãy bắt đầu từ những điều rất nhỏ

Có anh chàng nọ hay mặc chiếc áo có in dòng chữ Reading Football Club. Một ngày kia, nhân viên thủ quỹ quầy thanh toán ở cửa hàng tạp hóa nhận ra điều này và bảo anh ta, “Ồ, anh là người ủng hộ đội Reading ư? Tôi ủng hộ đội Manchester United”.

Vì anh chàng kia hay xấu hổ nên nếu theo thói thường, anh ta chỉ gật đầu cười và nói gì đó nhạt nhẽo, nhưng không hiểu sao lúc đó anh lại nói: “Anh có nghĩ là Man U sẽ đánh bại Real Madrid vào tuần tới không?”

Anh chàng thủ quỹ ngoác miệng cười lớn bảo, “Ồ vâng, Chúng tôi sẽ nghiền nát họ!” (Thật tệ là anh này đã nhầm).

Và cứ như thế mối quan hệ của họ tiếp tục hình thành. Trong vài phút, họ đã vượt qua hẳn mối quan hệ khách hàng/nhân viên đơn thuần và trở thành hai người đem lại niềm vui cho nhau.

Và chỉ như thế là đủ rồi, vì mọi mối quan hệ, dù nhỏ bé và phù du thế nào, cũng đều có giá trị riêng của nó.

Những người giỏi quan hệ luôn đối xử với mọi người trong các mối quan hệ của họ theo cách đó. Đây là những bài học quý giá có lẽ mỗi người chúng ta nên cân nhắc.
 

Theo Doanh nhân Sài Gòn